当所有的基础文件准备妥当后，接下来的步骤便是文件的整理与寄送。文件的包装和排序，每一个细节都会影响到审查委员的印象。至于文件应该送往何处，以及寄送的方式，都会直接影响文件是否能如期送达。
一、文件整理
一份经过细心整理包装的文件，能给人留下良好的印象。这不仅是对观看者的体贴，更能无形之中增加文件的说服力。虽然包装是个费时费工的程序，但衡量个人的时间、设备、金钱等因素后，决定要做到何种程度。包装并无绝对准则，但内容才是最重要的。以下是一些整理文件的步骤和建议：
1. 使用A4纸规格进行文件打印，根据需求选择厚度适中的复印用纸。彩喷机专用的纸张也能带来非常好的效果。
2. 关于打字和打印：
自备文件：指自行准备的如读书计划、履历、论文摘要等文件。建议使用WPS或Microsoft Word等文书排版编辑软体进行处理，排版原则为清楚、舒适、美观。激光喷墨打印机为最佳打印选择。
3. 文件排列顺序：
若有学校提供的CheckList（文件清单），则按照其顺序排放。若无，则可自行制作一张清单，包括申请学校的名称、附上的文件、科系以及申请入学的时间。文件的排列顺序大致如下：
申请费汇票（如学校未要求则不用）
读书计划
财力证明
自传或履历
英文学历证明文件（公证件）、在校历年成绩单（学校盖章件）或成绩影本等。还有IELTS或TOEFL成绩影本以及其他补充材料（如有的话）。若申请MBA，还需提供教授推荐信或经理推荐信等。
4. 装订：市面上有多种装订工具，可以使用有柄或无柄夹子固定文件，并套上透明套子。若追求更高标准，可选用每页抽取式的护套装订。
二、寄送方式
为确保申请文件的时效性和安全到达，建议使用快递方式寄送。快递不仅能确保文件快速安全到达，而且不会遗失。若采用一般邮件方式寄送，邮费较高且存在遗失风险。寄送时应注意以下事项：
3. 在装订寄送前，请务必将所有填妥的申请文件及相关文件（如汇票）进行复印存档，以防万一。
4. 寄送前应检查所有文件是否齐全，并附上CoverLetter。
5. 根据每所学校的不同要求，将申请文件寄送至ADMISSIONOFFICE、DEPARTMENTOFFICE或两者都需要寄送。
6. 申请者应在截止日期前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使逾期也接受申请，但申请者可能已失去竞争优势。
7. 应届毕业生应先寄送大一至大三的成绩单。而且学校申请表上通常会要求填写目前修读的课程或将修读的课程。
8. 对于IELTS、TOEFL、GRE等考试成绩的处理，如果已经考过并达到学校要求的标准，可以先将成绩寄往学校。如果再次考试的成绩更好，再行寄送。若成绩未达到申请标准，则应在成绩改进并达到标准后再行寄送。
整个过程需要仔细、认真、并且有条不紊地进行。只有准备充分并妥善安排每一步的细节，才能确保申请的顺利进行并给自己带来理想的成果。
