在自费出国留学的道路上，留学者面对的不只是语言和文化的挑战，还有关于个人档案存放与管理的难题。对于人才交流中心、国家机关和企事业单位来说，这些自费留学人员的档案并不在他们的管辖范围内。而将档案存放到街道，又可能会为未来的出国行程和回国后的工作带来诸多不便和困扰。在这样的背景下，教育部留学服务中心经过国家主管部门的批准，于1997年专门成立了留学人员档案管理办公室，以解开留学人员的后顾之忧，专门负责留学人员的档案管理工作。
这一举措为自费出国留学人员提供了一个便捷的平台，他们可以将自己的人事档案存放于此。无论是刚决定出国留学的新晋留学者，还是已经身在异国他乡的学子，只要符合相关条件，都可以将自己的档案交由该中心管理。
那么，办理手续是怎样的呢？
申请存档的人员需要持本人身份证、国外教育机构的入学证明等相关文件来办理存档手续。如果申请者已经办妥了护照，那么还需要携带护照原件和复印件。原单位也会开具介绍信并收取一定的存档费用。
对于那些已经出境的留学人员，他们可以委托他人代为办理存档手续。代办人需要提供申请人的委托书、护照复印件、国外教育机构的入学证明以及代办人的有效证件。
对于那些暂未落实工作单位或虽已工作但尚无就业身份的留学回国人员，他们需要持我驻外使领馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”、所获得的国外学历、学位证书等文件来办理存档手续。他们需要支付一定的档案管理费用。
经过本中心的审核同意后，申请存档的人员（或委托代办人）需要填写“存档人员登记表”，并签订留学存档协议书。随后，本中心会向申请人的原单位发出“调档通知单”，要求其将申请人档案和“档案转递通知单”一并转交给本中心。
在审核无误后，本中心会将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位，以此完成档案的转移和管理。这一流程不仅方便了留学人员，也确保了其档案的安全和完整性。
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